Die Vorteile der digitalen Belegverarbeitung

In den meisten Unternehmen werden heute immer noch Ausgangsrechnungen ausgedruckt und per Post zum Empfänger geschickt, der die Rechnung dann häufig wieder einscannt, um sie zu archivieren. Und dies obwohl der Weg, die Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse in eine rein digitale Welt zu bringen, vom Gesetzgeber bereits geebnet und ja sogar gefordert wurde. So sind im Umsatzsteuergesetz und in den GoBD die Pflichten von Unternehmen genau festgelegt, welche auf papierlose Rechnungslegung umstellen wollen.

Die wichtigsten Gründe für Unternehmen auf digitalisierte Verwaltungsprozesse umzustellen lauten:

  • Kostenersparnis bei Büromaterial, Lagerräume und Transportkosten
  • Zeitersparnis bei der Erfassung und Buchung der Belege durch OCR-Texterkennung
  • Kosten- und Zeitersparnis durch Verminderung von Recherche- und Suchaufwänden als Folge der digitalen Verfügbarkeit
  • Freiwerdende Personalkapazitäten können an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden
  • Verfügbarkeit von Belegen und Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort
  • Optimierte Workflows machen sich sowohl intern als auch extern bei Dienstleistern bemerkbar z.B. beim digitalen Austausch der Unterlagen mit dem Steuerberater oder dem Buchhaltungsbüro
  • Zudem lässt sich auch die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten in papierloser Form zeitgemäßer gestalten

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