Vorschriften zur digitalen Belegverarbeitung

Eine digitale Belegverarbeitung muss zwingend den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen.

Hierzu hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14.11.2014 ein Schreiben verfasst, das für Veranlagungszeiträume gilt, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Einige wichtige Vorschriften hieraus lauten:

  • Unbare Geschäftsvorfälle wie Ein- und Ausgangsrechnungen sind zeitnah, d.h. hier innerhalb von zehn Tagen, zu erfassen. (vgl. hierzu Tz. 47)
  • Elektronische Belege müssen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geordnet sein und gemäß der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. (vgl. hierzu Tz. 54)
  • Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern (vgl. hierzu Tz. 67)
  • Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. (vgl. hierzu Tz. 119)
  • Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen. (vgl. hierzu Tz. 141)
  • Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. (vgl. hierzu Tz. 154) Die Verfahrensdokumentation hat folgende Punkte zu enthalten:
    • Aufzeichnungen zum internen Kontrollsystem
    • Konzept der Datensicherung
    • Abkürzungsverzeichnis in der Finanzbuchhaltung
    • Dokumentation von System- und Verfahrensänderungen
    • eingesetzte Software
  • Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. Somit können alle auf dem Markt verfügbaren Systeme genutzt werden. (vgl. hierzu Tz. 180)

Die Angaben in Klammern beziehen sich auf die Textziffern des oben genannten BMF-Schreibens vom 14.11.2014 zu den GoBD.

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